MAVIS vraagstukken

Na de overgang op MAVIS begint op de meeste plekken het stof wat neer te dalen wat dit een ideaal moment maakt om te gaan finetunen en protocollen vast te leggen. Hier op intranet komt een apart gedeelte voor de MAVIS werkwijzen zodat je altijd weet waar je deze kunt vinden.

Op dit moment zijn dit de vraagstukken die volgende week door Chris opgepakt en in een vast protocol gegoten worden:

VRAGEN VANUIT LOGISTIEK:

– Graag op de picklisten aangeven met een beschrijving welke orders dat er die dag weg moeten zodat wij kunnen zien wat wij voor moeten pakken.

In principe zouden conform afspraken logistiek en verkoop alle orders voor 9:30uur gepicked worden voor de route. Echter wanneer dit niet haalbaar is, dan zal men daarover in gesprek moeten.
Tekstregels worden afgedrukt op de magazijnbon. Hierdoor heeft de verkoop nog een mogelijkheid om het naast de afspraken om de verkooporder te starten met een tekstregel waarin bijvoorbeeld staat “GRAAG VANDAAG VERSTUREN”.
Het is mogelijk om een standaard tekstvak hiervoor te maken die je kunt selecteren, dit verzoek horen we dan graag.

LET OP!
Verkoop: kijk naar de doctype anders wordt dit ook meegestuurd met de OB of de factuur wat niet netjes staat.
Logistiek (spelverdeler): controleer altijd de magazijnbon op dit soort teksten.

 

 

– Graag voorkomen dat we bijvoorbeeld 1 spuitbus in de xl hal moeten halen ipv volle dozen.

Niet mogelijk om specifiek op order-/regelniveau/uitzondering af te wijken. Procedure is dat de orders die de logistiek picked altijd eerst via een bulk-locatie gaan, rekening houdend met oudste voorraad eerst.
Hiervoor loopt wel een ontwerp dat wij de route bepalen ongeacht oudste voorraad. Echter houdt dit in dat we alsnog altijd een vaste route hebben. Onderstaand gaat geen rekening houden met kleinere aantallen.
LET OP! Volgorde is nog niet bepaald!

Voorbeeld:
Onderstaand een optionele volgorde van picken en toewijzing van voorraad. Dit houdt dus in dat wanneer er artikelen in volgordenummer 1-2-3-4 liggen deze ook in deze volgorde worden toegewezen tot hier het totaal aantal bereikt wordt. Ervanuit gaande dat in het gros van de gevallen de volle verpakkingen verkocht worden en deze dan ook in de XL-hal gepicked worden.

 

 

– Dat we het aantal van de bouten en moeren kunnen verhogen tot volle doosjes. Zeker als we ze in de xl hal moeten halen.

Niet mogelijk.
Er is gekozen om de stamgegevens van de artikelen in dit geval aan laten te passen door stam/inkoop. Dit moet als resultaat hebben dat in de toekomst dit niet meer voorkomt. Als er vanuit de logistiek gemerkt wordt dat er meerdere verpakkingseenheden zijn van een bepaald (soort) artikel, dan mag dit doorgegeven worden bij inkoop zodat zij het gesprek met de leverancier aan kunnen gaan voor een standaard.

 

 

– Ik vind geen bonnen bij RESERVERINGEN wel een probleem en lastig , dat zou ik graag anders zien

Klopt, bovenstaande komt voor wanneer er bij inslag gereserveerd moet worden. Als het goed is worden reserveringen vanuit pickings wel met een bon weggelegd.
Een reserveringsbon bij inslag is een ontwikkelbehoefte welke momenteel wordt uitgewerkt door Didata zodat er ook bij inslag ook een reserveringsbon geprint zal worden (MST-6448).
Deze ontwikkeling zal ook de reserveringsbon wijzigen. Hierdoor krijgen we een inzicht van waar reeds gereserveerde artikelen van deze order liggen.

 

 

– Soms moeten we in het proces eerst iets INRUIMEN volgens het systeem om t daarna weer te picken ( uitslag volgens bon )

Laatste update van Mavis zou dit verholpen moeten hebben zodat alles gecrossdocked wordt. Echter worden samengestelde artikelen (kleding) hier nog niet in meegenomen, dit ligt als ontwikkelbehoefte bij Didata.

 

 

– Bij kledingbonnen is vaak niet duidelijk op welke locatie het gepickt moet worden , dat is dan niet duidelijk op de pickbon

Klopt, hier is naar gekeken maar was niet (eenvoudig) op te lossen. Voor nu kun je enkel de scanner volgen, deze geeft wel de locatie en de artikelen aan.

 

 

VRAGEN VANUIT VERKOOP:

– Duidelijkheid over 9:30 laatste order invoeren voor route. (vakje voor notitie wanneer iets echt weg moet??)

Zie vraag 1 onder logistiek

 

 

– Machines die langs TD moeten voor montage (werkorder of via orderinvoer)?

Machines die langs de TD moeten voor montage/bewerking/tag moeten via een Werkorder.

 

 

– Samengestelde artikelen op website, hoe gaan we daar mee om? (Projectprijs kan niet aan balie) bijvoorbeeld deze set https://bjctools.nl/product/baier-bdn466-6-sleuvenzaagmachine-bss-606l-stofzuiger-6x-distar-diamantschijf-technic-advanced-%e2%8c%80150mm/

Voor deze artikelen dient een samenstelling gemaakt te worden door stam/inkoop. Het is hierbij ook mogelijk om een afwijkende prijs te hanteren dan de artikelen individueel zouden zijn. Denk hierbij aan een actieprijs voor de complete set welke een andere prijs heeft dan de losse componenten.

 

 

Iets tegen 100% leveren kan niet meer, wat wordt daar protocol voor?

Om de marges zo zuiver mogelijk te houden is ervoor gekozen om niet op artikelen 100% korting te geven, maar om dit tegen te boeken als kostenregel. Hierdoor ziet de klant ook wat hij van ons krijgt.
De kostenregels die momenteel hiervoor zijn aangemaakt zijn:
63 – Garantiekosten
64 – Herleveringskosten
65 – Coulance

 

 

Als we een artikelnummer zoeken en per ongeluk op ENTER of F10 klikken en dit is niet de juiste zoekfunctie, dan moeten we de zoekoptie opnieuw invoeren. Dit kost tijd, kunnen we regelen dat de ingetypte zoekopdracht blijft staan?

Klopt, momenteel is dit niet mogelijk.
Aanpassing is aangevraagd bij Didata op 04-02-2025 voor werkwijze als Inquiry artikelen.

 

 

Hoe kan ik zien, als ik in een balie bon zit, of deze op “weggezet“ stond of op “sluiten”?

Dit kun je momenteel niet zien en voor nu proberen we om dit zo min mogelijk te doen. Ticket is hiervoor aangemaakt met een ontwikkelbehoefte zodat orders (balieorders/orderinvoer/werkorders) afgesloten kunnen worden zonder wijzigingen op te slaan of statussen te wijzigen.

 

 

Als klanten in een ander filiaal afhalen, maar via Erp een factuur moeten krijgen. (bv. Brabant Water)

Momenteel is dit niet in te richten via Mavis aangezien de andere filialen nog niet over zijn. Echter wanneer de andere filialen over zijn kan dit ingeregeld worden op klantniveau, waarbij je kunt aangeven welk filiaal het facturerend filiaal is voor de klant.

De huidige workaround kost wat meer moeite maar zou als alternatief kunnen dienen:
1. Verkooporder maken in AV filiaal aan Erp
2. Inkooporder maken in Mavis Erp aan leverend AV filiaal
3. Inboeken inkooporder in Mavis Erp
4. Balieorder maken in Mavis Erp voor klant
5. Klant wordt nu gefactureerd vanuit Mavis Erp en er is een onderlinge inkoop/verkoop tussen de filialen.

 

 

Samengestelde artikelen (setje boutjes en moeren) laten verpakken (bv. Oetelaar)

Een order waar extra handeling aan zit, zoals het assembleren/verpakken van bouten en moeren in zakjes waar meerdere artikelen inzitten, moet altijd via een werkorder. Hierbij kun je dan tekstueel aangeven wat er moet gebeuren en eventueel in de bijlage een voorbeeld van wat/hoe het geassembleerd moet worden. Daarbij heb je de mogelijkheid om regels te koppelen aan elkaar. Hierdoor krijg je subregels, zie het voorbeeld hieronder:

Wanneer het een samenstelling vaker voorkomt is het verstandig om deze door stam/inkoop aan te laten maken.

 

 

Spoed orders met picking en montage op de TD

Voor spoedorders heb je meerdere mogelijkheden, dit zal ook liggen aan de spoed die eraan hangt.

Optie 1: Order laten picken door de logistiek
Deze optie zal wat trager door het proces gaan aangezien er standaard geen voorrang gegeven wordt aan interne werkorders. Hierbij zou je zelf contact op moeten nemen met de afdeling logistiek om te regelen dat de order snel gepicked wordt en vervolgens contact met de technische dienst om te regelen dat zij deze snel monteren.
Pickproces = AAN

Optie 2: Zelf picken of laten picken door medewerker(s) van de TD
Bij de invoer van de werkorder heb je de mogelijkheid om deze direct klaar te zetten, daarna kan de technische dienst deze direct oppakken. Deze optie zal sneller zijn alleen moeten de artikelen die in elkaar gezet moeten worden o.i.d. nog wel eerst gepicked worden.
Pickproces = UIT

Algemeen: Picking met spoed
Een algemene picking welke spoed heeft, zie hiervoor het antwoord bij 1.

 

 

Bepalen wat geleverd wordt bij de klant, bijvoorbeeld bij onderstaande order wil ik vast leveren wat op voorraad is, maar wel alleen op hele eenheden. Nu moet logistiek ze allemaal aftellen en als het restant binnen komt moet er weer afgeteld worden. (dit is natuurlijk op te lossen met alles op een andere bon te zetten, maar dat is dan ook weer een dubbele handeling)

In bijgevoegd voorbeeld wordt de totale voorraad nog gepicked voor de klant, we hebben dus geen volle dozen meer staan van deze artikelen en er wordt in feite alles wat op voorraad is gepicked. Hierbij houdt Mavis geen rekening met volle dozen.
Mocht je dit wel willen sturen kan dit momenteel vanuit de balie. Hier kun je aangeven wat je wilt naleveren en of je de rest back-to-back wilt inkopen. Op het moment dat je dat niet doet, dan komen de restanten die op voorraad zijn alsnog in het pickproces.

Om dit ook vanuit orderinvoer te kunnen regelen is er 04-02-2025 een aanvraag gedaan bij Didata om dit wat meer te sturen.

 

Vrijgeven reserveringen (WMS)

Het kan zijn dat een verkooporder gereserveerd wordt, de reden hiervan kan zijn:
– Leverdatum in de toekomst
– Verkooporder staat op compleet leveren
– Verkooporder/debiteur staat op backorders compleet leveren

Vanuit de logistiek krijgen ze de melding dat gepickte artikelen gereserveerd dienen te worden indien aan een van bovenstaande voorwaarden wordt voldaan. Nadat ze deze in reservering hebben ingeruimd, wordt deze weergegeven in het programma Vrijgeven reserveringen (WMS).

Logistiek: Voor de logistiek is het van belang dat zij de orders in de gaten houden welke compleet zijn en welke weg mogen. Daarnaast het verzoek om proactief de wat oudere orders te (laten) onderzoeken door inkoop/verkoop.

Verkoop: Heb je het idee dat een (deel) order te lang ligt, kijk dan als Verkoper Senior zelf in dit programma en neem indien nodig contact op met de logistiek.

Logistiek heeft de mogelijkheid om af te wijken van bijvoorbeeld compleet leveren.

Hoe ziet dit overzicht eruit?

Waarschuwingsinformatie bij openen van een order:

Mogelijkheid om alsnog vrij te geven:

Openstaande orders nalopen

We merken dat er regelmatig de behoefte is om orders te controleren en na te lopen en dat dit regelmatig gebeurt door de verkooporder te openen via het programma orderinvoer. Wanneer de mogelijkheid er is en je geen wijzigingen denkt door te hoeven voeren probeer dit programma dan te vermijden.

Waarom niet via orderinvoer?
Doordat je de order via orderinvoer opent heb je de mogelijkheid om wijzigingen door te voeren. Hierdoor raakt de order in het stadium bezet.
Dit stadium zorgt ervoor dat de order niet verder wordt opgepakt verder in het proces! Deze zal niet gepicked worden of op het besteladvies verschijnen!

Alternatief voor nalopen orders
Er zijn meerdere mogelijkheden om de orders na te lopen, hieronder een aantal opties:
– Orderinvoer, maar zonder te openen
– Openstaande orders
– Inquiry klanten

Orderinvoer, maar zonder te openen
– Filteren op Alleen eigen [F10]
– Details tonen [F12]
Door details te tonen krijg je de volledige order te zien.

Openstaande orders
Via het programma openstaande orders kun je gemakkelijk filteren zodat het overzicht niet te groot wordt. Enkele filters zijn hieronder uitgelicht:

– Klant: Door op klant te zoeken verklein je het aantal orders enorm
– Verkoper: Hierdoor krijg je een overzicht in bijvoorbeeld alleen jouw eigen orders
– Type: Wil je bijvoorbeeld een werkorder opzoeken, offertes controleren of alleen de openstaande orders zien, dit doe je door te filteren op het type

Om de prijzen, kortingen en informatie te zien van de order kun je het plusje selecteren om de order open te klappen. Hierdoor zie je bijvoorbeeld of een deel al geleverd is, nog te leveren is of is toegewezen.


Vervolgens heb je de mogelijkheid om de regel te dubbelklikken om meer informatie te zien in de pop-up.

Inquiry klanten
Mogelijkheden om te zoeken:
– Klant selecteren
– Ordernummer
Hierdoor kun je bijvoorbeeld bij de aflevering komen, dus wat er al geleverd is en op dezelfde manier verder zoeken als bovenstaand aangegeven is.
Daarnaast kun je nog via Afgeleverde artikelen de historie van deze klant zien voor bijvoorbeeld een specifiek artikel.

 

 

Wat te doen wanneer een inkoopprijs per ongeluk verkeerd ingevoerd is van een special. Deze is dan niet meer aan te passen. Wat is voor zoiets te procedure?

Special nog niet in bestelling >> special aanpassen in verkooporder
Special wel in bestelling >> special aanpassen in inkooporder

 

 

VRAGEN VANUIT INKOOP:

Twee inkooporders verzamelen? Hoe moet dat? Als er een op B2B staat dan kun je niet verzamelen zonder vinkje uit te zetten, wat gebeurt er als het vinkje uitgezet wordt.

Inkooporders verzamelen kun je via de knop [Samenvoegen] onderin. Echter is hiervoor een voorwaarde dat het stadium van de bestelling niet meer op Advies staat, maar op Verkoop of Inkoop.
Het is momenteel niet mogelijk om Back-to-back bestellingen samen te voegen. De huidige werkwijze die de inkoopafdeling aanhoudt om verzendkosten te voorkomen is de leverancier verwittigen dat ze de bestelling samen mogen versturen met een andere bestelling(en).

Tip: Voor leveranciers waar geen franco/orderkosten gelden hoef je de inkooporders niet samen te voegen.

 

 

 

Back-to-back per regel

Deze aanpassing zit bij Didata in het releaseplan, echter zal dit niet op korte termijn in Mavis komen. Mochten we deze aanpassing willen versnellen dan zullen we hier zelf voor moeten schakelen. Wellicht dat de aanpassing bij punt 23 hier ook in tegemoet kan komen.

 

 

VRAGEN VANUIT TD:

Werkordersoort graag een die leeg is of machine is afgehaald. Zodat de OK reparatie afgerond niet blijft staan in alle orders?

Werking is anders bedacht. In het overzicht van werkorders heb je een overzicht van het stadium en werkordersoort. Dit houdt het volgende in:
Nog af te halen:
– Stadium Open                               Werkordersoort OK-Reparatie afgerond

Afgehaald:
– Stadium Te controleren             Werkordersoort OK-Reparatie afgerond
– Stadium Afgesloten                    Werkordersoort OK-Reparatie afgerond

LET OP! Afgesloten wordt in de nacht verwerkt en zal de dag erna niet meer zichtbaar zijn. Voordat afgesloten werkorders gefactureerd worden heb je de mogelijkheid om deze nog open te zetten via het programma Openzetten afgesloten werkorders

 

 

 

 

We hebben invoer velden voor Verkoper, Uitvoerder / Monteur en bij de uren moeten we nog eens de monteur invullen. Een ervan is overbodig we willen graag weten wie de bon heeft aangemaakt (verkoper) en wie de reparatie heeft gedaan (uren) das voldoende.

Klopt, verkoper wordt standaard gevuld met de gebruiker die ingelogd is. Dit hoef je dus (standaard) niet te wijzigen. Uitvoerder/monteur is het veld van de medewerker die verantwoordelijk is voor de werkorderbon. De uren die werken aan een werkorder kunnen van meerdere monteurs zijn. Alle uren die een monteur/TD-medewerker maakt zouden herleidbaar moeten zijn.

 

 

 

Het invoeren van datums en tijden geeft vaak problemen (Wij doen dit liever niet) Vaak kun je ook niet verder met je order omdat er iets met de tijden niet zou overeenkomen.

De beschreven problemen ervaar ik zelf zo niet, maar wellicht dat er een verschil zit in de invoer van een urenregel. Hieronder heb ik ze stap voor stap nog doorgelopen.
1. Urenregel toevoegen -> [CTRL + U]
2. Medewerker nummer -> ENTER
3. Datum -> ENTER
4. Urensoort -> ENTER
5. Activiteitennummer -> ENTER
6. Tijd -> ENTER 2x
7. Aantal uur in getallen
8a. Opslaan en terug naar de order -> [ALT + T]
8b. Opslaan en nieuw -> [ALT + N]

Tip: Probeer de medewerker nummers en activiteitennummers te onthouden of uit te draaien, dit versnelt het invoerproces. Daarnaast is het gebruik maken van het toetsenbord sneller en gemakkelijker dan de muis te gebruiken.

 

 

 

In AV staat bij de klantgegevens ook een telefoonnummer van de klant. Dat is gemakkelijk voor als je op locatie moet gaan repareren om je komst aan te kondigen maar soms willen we ook even met de klant sparren over een probleem. Kan dat ook in Mavis geïmplementeerd worden? Nu voegen we een telefoonnummer in als tekst als we een bon voor reparatie op locatie hebben maar je kan dat niet tijdens invoer even ergens van kopiëren en plakken. Je moet dat dat onthouden of even opschrijven om het in te kunnen voeren, of is daar wel een manier voor maar weet ik niet hoe?

Het telefoonnummer is zichtbaar in het tabblad “algemeen” van de werkorder.

Daarnaast staat er onderin het scherm, naast [Werkorder gereed] de knop [Inquiry klanten] waarbij je de volledige artikelkaart van de klant te zien krijgt. Hierdoor kun je ook nog naar bijvoorbeeld het tabblad Klantmedewerkers om het telefoonnummer van een medewerker te zien. En bovenin het scherm staan ook het standaard telefoonnummer en het 2de telefoonnummer, zie onderstaand:

 

 

 

Locaties TD:

In plaats van een bak heeft elke locatie een duurzaam herbruikbaar label. En de machine waar dit label aanhangt heeft dus een vaste plek.

Inboeken reparatie:
Dat doe je in Onderhoud werkorders.

• Vul de bon in zoals gebruikelijk bij reparatie die je in een bak gaat doen
• Plaats de machine op een lege plek waar ook een label bij hangt (Als er geen label hangt staat de machine van die plek waarschijnlijk bij een monteur)
• Bevestig het label zichtbaar (voorlopig met een bundelbandje) aan de machine
– Mocht de machine zo groot zijn dat hij meerdere locaties bezet houd hang dan ook de label(s) van de andere locaties aan de machine
• Voer het nummer van het (eerste) label in bij bonnummer

Reparatie afhalen:
• Zoek, met een voor jouw makkelijke manier, de machine op in het systeem.
• Kijk naar het bonnummer
• Loop naar de locatie
o > 41000 = kleine bak uit een van de nieuwe stellingen in het midden
o > 42000 = grote bak in de stelling links tegen de muur
o > 43000 = losse machine locatie op de grond
 > 43000 op de grond onder de stellingen in het midden
 > 43100 op de grond onder de stelling links tegen de muur
 > 43200 rechts langs de muur
• Pak de machine uit de bak (of neem even mee) en plaats de lege bak op zijn kop terug
o In het geval je een machine hebt met een label dan knip je het label van de machine !!!
o Hangt die op de locatie terug aan het daarvoor bestemde schroefje !!!
• Zet de werkorder gereed en laat niet controleren. (anders blijft de order in het systeem en wordt er niet gefactureerd)

Voorlopig hebben we nog veel machines die je zult moeten zoeken. Straks zal dat minder worden en krijgen de machines, die geen vaste plek hebben een bonnummer > 43300